Theo đó, Khoản 4 Điều 21 Thông tư Số: 28/2020/TT-BGDĐT ghi rõ: Hồ sơ quản lý hoạt động giáo dục
4. Cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, dạy học được sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy đảm bảo yêu cầu của công tác lưu trữ và có giá trị như hồ sơ giấy.
Khoản 4, Điều 21 Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT: Hệ thống hồ sơ quản lý hoạt động giáo dục ghi rõ:
4. Hồ sơ quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều này dạng hồ sơ điện tử được sử dụng thay cho các loại hồ sơ giấy theo lộ trình phù hợp với điều kiện của địa phương, nhà trường, khả năng thực hiện của giáo viên và bảo đảm tính hợp pháp của các loại hồ sơ điện tử. Việc quản lý hồ sơ điện tử do Sở Giáo dục và Đào tạo quy định theo chuẩn kết nối, chuẩn dữ liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Thông tư Số: 28,32/2020/TT-BGDĐT đã mở đường cho các địa phương sử dụng hồ sơ điện tử thay hồ sơ giấy, giảm tải cho giáo viên, tiết kiệm cho xã hội do không phải in hồ sơ để kiểm tra, làm minh chứng.
Thực tế, sau hai năm ra đời của 2 thông tư trên, không ít các các cơ sở giáo dục vẫn phải in học bạ, sổ điểm, … ra để lưu trữ. Đặc biệt để phục vụ kiểm định chất lượng, thanh tra, kiểm tra, giáo viên vẫn phải in giáo án (kế hoạch bài dạy) … để kiểm tra.
 |
Hồ sơ Tiêu chuẩn 1 để Kiểm định chất lượng - Ảnh Sơn Quang Huyến |
Nếu sử dụng hồ sơ điện tử trong kiểm định chất lượng có thể tiết kiệm nhiều tỷ đồng
Người viết chứng kiến hồ sơ để phục vụ công tác kiểm định chất lượng của 1 trường trung học cơ sở 14 lớp mà thấy vô cùng lãng phí.
Chỉ để minh chứng cho Tiêu chuẩn 1, phải có khoảng 17 tập hồ sơ nhỏ, tương ứng 30 kg giấy đã in và 3 tập hồ sơ lớn tương ứng khoảng 19 kg giấy in.
Nếu tính tổng số hồ sơ phục vụ cho công tác kiểm định chất lượng của một đơn vị không ước tính vài chục kg giấy A4. Hiện nay 1 ream giấy A4 tiêu chuẩn nặng khoảng 2,3 kg, bộ hồ sơ kiểm định chất lượng một trường học phải in không dưới 43 ream giấy A4.
Theo thời giá hiện nay, 1 ream giấy A4 khoảng 60.000 đồng/ream. Cả nước hiện nay có 43.874 trường học [1], nếu tất cả đều kiểm định chất lượng, sẽ phải chi cả trăm tỷ đồng chỉ để mua … giấy in hồ sơ minh chứng.
Trường càng lớn, số lớp, số giáo viên càng đông, lượng hồ sơ minh chứng tăng theo tỷ lệ thuận, số tiền lãng phí sẽ không dừng lại con số đó, cùng với đó là tiền in ấn cũng không nhỏ.
Chỉ cần các hồ sơ trên được lưu trữ ở hệ thống điện tử, việc kiểm tra, kiểm định cũng sử dụng hồ sơ điện tử, chúng ta có thể tiết kiệm được hàng trăm tỷ đồng ngân sách.
 |
Ảnh chụp màn hình một ứng dụng phần mềm quản lý trường học. Ảnh Sơn Quang Huyến |
Thiếu hành lang pháp lý, hồ sơ điện tử bao giờ đi vào cuộc sống giáo dục?
Câu chuyện giáo viên đã sử dụng phần mềm quản lý điểm, học bạ … thế nhưng cuối năm vẫn phải in để ký, làm hồ sơ lưu cũng đã thu hút ý kiến dư luận trong thời gian qua.
Thực tế, hiện nay phần lớn các cơ sở giáo dục trong cùng một Sở Giáo dục và Đào tạo đang cùng sử dụng một phần mềm quản lý trường học.
Có Sở Giáo dục và Đào tạo sử dụng phần mềm Vnedu, có Giáo dục và Đào tạo thì sử dụng phần mềm SMAS…, mạnh ai nấy dùng, thiếu sự thống nhất trên cả nước.
Các phần mềm quản lý nhà trường đang phát huy tính ưu việt của công nghệ trong quản lý nhà trường từ sổ điểm, học bạ, điểm danh, quản lý hồ kế hoạch dạy học, kế hoạc cá nhân, … lưu trữ kết quả học tập của học sinh.
Chỉ cần có điện thoại thông minh nối mạng, giáo viên, cán bộ quản lý có thể có mọi thông tin liên quan đến hồ sơ điện tử của mình, của nhà trường.
Thế nhưng, cuối năm, cuối kỳ, hay khi thanh kiểm tra, tất cả “hồ sơ điện tử” đều phải in ra thì bao giờ giáo dục mới chuyển đổi số thành công?
Thực tế thời gian qua, Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam cũng ghi nhận ý kiến của nhiều tỉnh, thành liên quan đến triển khai học bạ điện tử.
Một vị Phó Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo cho biết: “Vướng mắc khi triển khai học bạ điện tử là khi học sinh chuyển trường ra ngoài tỉnh vẫn phải in học bạ bản giấy, cho dù tỉnh đó có sử dụng học bạ điện tử hay không.
Cuối năm học vẫn phải in học bạ ra giấy để giáo viên, cán bộ quản lý ký tên xác nhận. Thi tuyển sinh lớp 10 hay thi tốt nghiệp trung học phổ thông đều phải in học bạ giấy.
Lý do, do chưa có chỉ đạo cụ thể việc sử dụng học bạ điện tử cho cả nước; cũng như chưa có cơ sở pháp lý cho việc sử dụng học bạ điện tử trực tuyến trên các phần mềm, nền tảng mạng Internet”[2].
Rõ ràng, dù các cơ sở giáo dục đã và đang “số hóa”, thế nhưng thiếu hành lang pháp lý, thiếu sự đồng bộ trên cả nước, nên vẫn còn đó điểm “nghẽn” khi triển khai hồ sơ điện tử.
Đôi điều kiến nghị
Hiện nay, cơ sở dữ liệu dân cư đã và đang được số hóa, phần lớn giáo viên, học sinh đã có số định danh, đây là thuận lợi lớn để ngành giáo dục thống nhất quản lý học bạ nói riêng, hồ sơ giáo viên nói chung trên cả nước.
Người viết kiến nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo sớm ban hành văn bản, đảm bảo hành lang pháp lý thống nhất cho hồ sơ điện tử nói chung, học bạ, sổ điểm nói riêng, để đảm bảo sự liên thông giữa các địa phương.
Về lâu dài, Bộ Giáo dục và Đào tạo cần có phần mềm quản lý nhà trường thống nhất trên cả nước, do Bộ quản lý.
Khi có phần mềm quản lý nhà trường thống nhất trên cả nước, Bộ Giáo dục và Đào tạo càng thuận lợi trong việc điều hành, chỉ đạo và quản lý.
Chỉ cần vài cái nhấp chuột, lãnh đạo Bộ có thể có tất cả số liệu cần thiết, từ chất lượng giáo dục, số lượng đội ngũ … tất cả sẽ minh bạch hóa, giúp cho Bộ có sự chỉ đạo sát với thực tế, thực tiễn, nâng cao chất lượng giáo dục.
Tài liệu tham khảo:
[1]https://giaoduc.net.vn/ca-nuoc-co-2221-trieu-hoc-sinh-124-trieu-thay-co-giao-post161501.gd
[2]https://giaoducthoidai.vn/thieu-hanh-lang-phap-ly-cho-hoc-ba-dien-tu-post633581.html
(*) Văn phong, nội dung bài viết thể hiện góc nhìn, quan điểm của tác giả.
